"Тигүү жана номерленген барактын х саны" документтерди штамптоо зарылдыгы жөнүндө сөз болгондо, балким, бир гана нерсе эске түшөт. Документтерди кантип тигиш керек? Жаңы келген адам дароо эле бухгалтердин же кадрлар бөлүмүнүн бир бурчунда банктын жиптери менен бекем байланган, каустик чаң менен капталган үйүлгөн кагаздарды элестетет.
Бирок, баары бир караганда көрүнгөндөй жөнөкөй жана үстүртөн эмес. Бул оор маселеде ката кетирбөө үчүн эмнени билишиңиз керек? Сүрөткө ылайык жип менен документтерди кантип тигүү керек? Бул суроолор этап-этабы менен нускамада кеңири талкууланат.
Эмне үчүн эски модадагы степлер керек?
Документтерди заводдук ыкмада эмес, кол менен, жиптер аркылуу тигилген талап кылынышы мүмкүн болгон көптөгөн мамлекеттик органдар бар. Бул биринчи кезекте салык инспекциясы, архив, алар үчүн кагаздарды кабыл алууда жип менен документтерди тигип берүүнү суранышат.жеке ишкерлерди каттоо, юридикалык жакты каттоо же тендерге иш кагаздарын жүргүзүү. Документтерди кантип туура штамптоо керек, №2 сүрөт көрсөтөт. Адатта жоон жип жана жоон ийнени колдонуңуз.
Ушундай жол менен байланган баалуу кагаздарды жоготуу, жасалмалоо же алмаштыруу кыйыныраак деп эсептешет. Кээ бир уюмдар, дал ушундан улам, маанилүү документтерди бекитүүнүн мындай "чоң ата" түрүн колдонушат. Дагы бир аргумент бар – кээде кагаздар катуу жашыруун болот, ал эми менеджерлер коомчулукка жарыяланып калуудан же атаандаштардын таасиринен коркуп, мындай ишти ишенимдүү адамга гана тапшырышат, тиешелүүлүгүнө жараша адистештирилген фирмалардын жардамынан баш тартышат.
Маанилүү
Туура эмес тигилген документтер ишкананы каттоодон же кайра каттоодон баш тартууга, архивге документтерди кабыл алууга, уюмду конкурска катышуудан четтетүүгө алып келиши мүмкүн, бул жагдайда контролдоочу органдын чечимине таасирин тийгизет. уюмдун аудитинин.
Бирдиктүү нормалар барбы?
Бүгүнкү күнгө чейин документтерди бир калыпка ылайык жиптер менен кантип тигүү боюнча так эрежелер жок. Болгону сунуштар жана көрсөтмөлөр бар. Негизинен ишканалар 2009-жылы № 76 буйругу менен бекитилген Росархивдин методикалык иштеп чыгууларын колдонушат, ГОСТ "Кызматтык иш жана архивдөө" талаптары, ошондой эле Россиянын Борбордук банкынын көрсөтмөлөрү.
Даярдык этабы
Бардык документтер алдын ала каралууга тийиш, эгер карандаш белгилери бар болсо, аларды өчүрүңүз. Маанилүүар бир баракты кылдаттык менен карап чыгуу, алардын бири-бирине жабышуусуна жол бербөө, стектеги документтердин логикалык жана туура ырааттуулугун камсыз кылуу. Учтуу нерселерди, төөнөгүчтөрдү, степлерди же кагаз клиптерди алып салыңыз, анткени алар байлагыч жипти бузуп, документтин жоголушуна алып келиши мүмкүн. Барактарды оң бурчта жөнөкөй кара карандаш менен номерлөө зарыл, сыяны, анын ичинде түстү колдонууга жол берилбейт. Документтин текстине өтө жакын номер коюуга болбойт, ал ошончолук көп кайталанат. Барактын алдыңкы тарабы гана номерленген. Капталган документтин жалпы көлөмү 250 барактан, ал эми жабдылган жана номерленген документтин бийиктиги 4 сантиметрден ашпоого тийиш. Документтерди жиптер менен кантип тиккендин мисалы сүрөттө көрсөтүлгөн.
Даярдыктын кийинки этабы – шаймандарды тандоо. Документтерди жиптер менен туура тигүү үчүн сизге төмөнкүлөр керек болот: сүрөттөгүдөй, картон капкагы, атайын жиптер. Кээ бир учурларда, тешик колдонулат. Документтерди кантип жана эмне менен тигиш керек, ар бир адис өзү чечет. Катуу жиптерди же банк жиптерин колдонуу эң ыңгайлуу, кээ бир учурларда жүн жиптер же боо колдонулат. Көбүнчө алар жасалгалоо милдетин аткарышат. Адатта олуттуу отчеттор катуураак стилди колдонушат. Документтерди жана инвентаризация үчүн форманы өзүңүз даярдаңыз.
Кээ бир назик нерселер
- Чоң форматтагы барактар, мисалы, A3 же A2 да номерлениши керек. Бул үчүн ал толугу менен кеңейтилип, жалпы эрежелер боюнча номерленген. Андан кийин бүктөлгөн жана кылдаттык менен артына чапталганбурч.
- Эгер катты тапшыруу зарыл болсо, ал ачылат, адегенде конверттин өзү, андан кийин каттын барактары кезеги менен номерленет.
- Документтин мукабасы номерленген эмес. Ошондой эле, мукаба жок болсо титулдук баракча номерленбейт. Бирок, экинчи барак мурунтан эле "2" саны менен номерленген.
- Эгер барактардын саны 250дөн көп болсо, анда алар томдорго бөлүнөт. Мындай практика соттордо кеңири таралган. Ар бир том өзүнчө номерлениши керек.
- Жогорку оң жакта барактын номерин көрсөтүү мүмкүн болбосо же барак толугу менен басып калса, документтерди кантип степлерлөө керек? Бул, мисалы, сүрөттү номерлөөдө көп кездешет, мындай учурда арткы жактан номер коюуга уруксат берилет.
- Ката номерленген учурда, сиз номерди чийип салсаңыз болот. Бирок оңдоо кол коюу менен ырасталышы керек.
- Эгерде экиден ашык барак өтпөсө, анда өткөрүп жиберилген барактар үчүн тамга белгисин колдонууга жол берилет. Негизги документтин санариптик номери өзгөрбөйт, бирок барактардын саны көбөйөт. Мындай учурда бул тууралуу документтерди ала турган адамга эскертүү керек.
- Эгерде номерленген же номуру бар документти номерлөө керек болсо, ал кайра номерленет.
- Документтеги барактарды бөлүүгө мүмкүн болбосо же алар бири-бирине жабышып калса, алар бир барак катары номерленет. Бул, мисалы, документте чек, сүрөт же гезит кесилиши чапталган болсо болот. Бирок ошол эле учурда инвентаризацияны түзүү керек, ал эми “Эскертүү” тилкесинде же күбөлүк жазуусунда кайсы документтер чапталганын, кайсы баракка жана аларда эмне болгонун тактоо зарыл.
Кайсы документтер көбүнчө жип менен тигилет? Биринчиден, уюштуруу жана уюштуруу документтери. Көбүнчө алар кичинекей көлөмгө ээ, аларды тиш менен тешүү оңой жана тигиш оңой. Тигүү үчүн бир нече технологиялар бар, сиз эки тешип, үч же беш жасай аласыз. Үч тешик - эң кеңири таралган вариант. Кээ бир документтер башкаларга караганда азыраак болгондо беш тешик жардамга келет, беш тешиктин кошулушу аларды жакшыраак оңдоого жардам берет. Документтердин баалуулугу жогору болсо, беш тешиктүү степлер колдонулат, бул аларды алмаштыруу коркунучун азайтат.
Документтерди жиптер менен кантип туура тигүү керек: кадам-кадам нускамалар
- Барактарды тизип, четтерин тегиздөө.
- Барактын тартибин текшерүү.
- Барактын сол жагындагы борбордо симметриялуу болочок тешиктердин жерлерин карандаш менен белгилеңиз. Муну бир баракта да, бардыгында да жасоого болот.
- Тексттен 1,5 сантиметрден кем эмес четтөө керек.
- Белгилер катуу тик болушу керек, бири-биринен үч сантиметрге чейинки аралыкка жол берилет.
Эгер документ жетиштүү өлчөмдө болсо, аны тиш менен тешүү ыңгайлуу. Адатта үстүнкү тешиктен башталат.
Эгер сүрөттөгүдөй заводдун капкагын колдонуу мүмкүн болбосо, анда биринчи жана акыркы баракты жука картон тилкеси менен чаптап койсо болот, беттери бузулуп калбашы үчүн. Жиптин туура узундугун тандоо маанилүү, адатта 50 жана 80 см.
Классикалык жип менен тигилген - үч тешик
Документтерди кантип тигүү вариантын талдап көрөлүүч тешикке этап-этабы менен. Бул архивге документтерди тапшыруу же текшерүү үчүн классикалык жана эң кеңири таралган вариант. Бул учурда жип менен документтерди кантип туура тигүү керектиги сүрөттө жакшыраак көрүнүп турат.
Ийнени жана жипти документтердин дестесинин астына алып келиңиз, аны экинчи тешиктен чыгарыңыз. Биз 7-8 см узундуктагы кичинекей "куйрукту" унутпашыбыз керек, ал дагы эле пайдалуу болот. Алдыңкы жагында ийнени үстүнкү тешикке багыттайбыз, андан кийин ийнени эң төмөнкү тешикке №3 кайтарабыз. Андан кийин ийне борбордук тешикке «сөмүлөт», натыйжада эки жип тең төмөндө калат. Эми аларды түйүп койсо болот.
Мындан ары документ күбөлөндүрүлүшү керек, бир барак кагаз чапталат, үстүнө жооптуу адамдын мөөрү жана колу коюлат. Документтерди кантип туура тигип, түйүндү жиптер менен бекемдөө керек, сиз сүрөттөн көрө аласыз.
Мындан тышкары, акыркы барактын артына инвентарь чапталган. Жазууну кол менен жасаса болот же сүрөттөгүдөй даяр шаблондорду колдонсо болот.
Документтерди төрт тешикке кантип степлешет?
Төрт тешиктүү пирсинг технологиясы дээрлик бирдей. Бир гана айырмасы, документ жогорудан ылдыйга чейин тигилет. Бул тигүү батинкасы окшойт. Бул учурда гана тескери тартипте, адегенде жогорудан ылдыйга, андан кийин ылдыйдан өйдө карай кайталанат. Ошентип, галстуктар чоң тигүүчү машинада тигилген сыяктуу, жылчыксыз бир тектүү болот.
Өзгөчө учурлар
Кээде документтерди вертикалдуу эмес, бурчка туташтырууга уруксат берилет. ATБул негизинен каржылык отчеттуулук кагаздары, кассалык кассеталарды бекитүү, оң жагындагы чектер. Мындай документтер бурчка тигилет. Кадамдар документтерди стандарттуу чогултуудагыдай эле, бурчта тешиктер гана тешилет. Адатта эки бар. Барак бурчка так чапталган. Андан ары, процедура окшош - ал күбөлөндүрүлгөн, мөөр басылган.
Тыянак
Документти даярдоо жана штамптоо процессинде ар кандай форс-мажордук жагдайларды болтурбоо үчүн документтерди кантип штамптоо керектигин алдын ала ойлонуу маанилүү. Мисалы, кээде буга чейин байланган жана архивделген документтердин көчүрмөсүн жасоо керек. Мындай учурларды алдын ала ойлонуу керек. Адатта, HR же бухгалтердик адистер кайсы документти көчүрүү аппараты аркылуу ишке ашыруу керектигин алдын ала боолголошот. Бул жумушту бир топ жеңилдетет жана убакытты үнөмдөйт.
